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クラウドストレージ活用【Dropboxとのデータ同期】

クラウドにはさまざまなサービスがありますが、令和3年にクラウド関連で最も話題になったのはデジタル庁の政策である”ガバメントクラウド”の採択ではないでしょうか。

これに採択されたのは「Amazon」と「Google」の2つのサービスであり、日本政府共通のクラウドサービスとして利用されるクラウド環境に日本企業の国産クラウドは残念ながら採択されませんでした。

政府が要求する高い基準に達していたのがAWS(Amazon Web Service)とGCP(Google Cloud Platform)でした。すでに多くの国内企業もAWSやGCPを利用していますが、今回のガバメントクラウドの採択により、ますます利用者が拡大するでしょう。

今回はそんなクラウドサービスの中でも、クラウドストレージについてご紹介していきたいと思います。


PCクラウドストレージ

企業インフラで最も利用されているクラウドストレージでは、Amazon S3やAmazon S3 Glacierなどがありますが、PCのファイル保存や共有用途として利用されるストレージサービスではGoogle ドライブ、Dropbox、OneDrive、Amazon Drive(Amazon Photos)、iCloud Driveなどが挙げられるでしょう。


クラウドストレージ同期

クラウドストレージを利用するメリットはいくつかありますが、単なるファイル置き場だけでなく便利で身近な使い方としてはPCの特定フォルダとクラウドストレージを同期してしまう利用方法ではないでしょうか。

このような利用をすることで、仕事で編集されたデータが即同期され、複数PCやさまざまなデバイスからでも閲覧や編集が可能となります。​​​​​



クラウド同期を利用するだけで、例えば社内で資料作成を行い、移動中はスマホでその資料を確認・修正し、客先ではタブレットを使い資料を開いてプレゼンを行う。そして会社に戻ればまた編集を再開するといったように、デバイス毎のファイルをマージする面倒な作業は必要なくなります。

Dropboxではドキュメントフォルダだけでなく、ダウンロードやデスクトップフォルダ・指定フォルダでの同期も可能となっているので、使い方に合わせて同期フォルダと同期タイプを設定しましょう。


ファイル共有

Dropboxの共有機能には、相手を指定し共有するタイプと共有リンクを発行する2タイプの共有方法があります。相手指定の場合は送信相手もDropboxアカウントが必要ですが、編集可能な共有も可能となるため、使い方次第では非常に便利な機能です。(編集可能/閲覧可能といった設定が可能)

共有リンクは閲覧機能のみですが、ファイル保管以外にこの共有機能があれば十分だというケースも多いのではないでしょうか。



ファイル履歴

Dropboxなどでは「バージョン履歴」という機能で、更新したファイルの履歴管理で任意の履歴からデータを復元することが可能です。多くの利用用途としては間違えて編集してしまったファイルの履歴をさかのぼって復元するという使い方があるのではないでしょうか。この機能でバックアップのように過去データに戻す用途もよいのですが、ランサムウェア感染対策としても利用できる便利な機能といえるでしょう。


■編集履歴や、ファイル名の変更などの履歴も記録されます。
ー履歴の記録期間ー
・「Plus」「Family」プラン:30日間
・ビジネス用プラン:180日間


ストレージ不足を解消

Dropbox Plusでの機能なのですが、「スマートシンク」という機能で、設定を行うことで利用可能となります。同期設定で「ハードドライブの容量を自動で節約」を有効にすると、一定期間アクセスされなかったファイルをクラウドのみに保持する「オンラインのみ」形式に切り替わり、選択式同期での「オンラインのみ」保存の時と違い、PC上にファイルリンクが配置されることでPC表示にもファイルが見えているため変わらない使用感でありながらストレージ消費を削減しPCのドライブ容量を気にせず使えるようになる便利な機能となっています。

スマートシンクはDropbox BusinessとEnterpriseのみでの機能となります。



また、PCのローカルストレージにある任意のファイルを手動でオンラインのみに配置させることも可能で、メニュー「スマートシンク」から選択するだけでファイル配置を変更できるようになっています。


「ローカル」保存から「オンラインのみ」への変更でクラウド配置に変更されます。



まとめ

このように、Dropboxの例で紹介してきましたが、クラウドストレージを利用することのメリットとしては他のサービスでも似たような便利さを持っているので、まだ利用していない方は、まずPCデータ管理のひとつとしてクラウドストレージの利用も考えてみてはいかがでしょうか。


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