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企業を圧迫する「シェルフウェア」への対策とは(前編)

「シェルフウェア(shelfware)」という言葉を知っていますか?最近海外をメインに広がっているIT用語であり、Shelf(棚)+Software/Hardwareを繋げた新語で、簡単に言うと「持っているけどほとんど使っていないソフトウェア、ハードウェア資産」を意味します。

多くの企業でシェルフウェアが存在し、IT費用を圧迫する大きな問題の一つでありながら、今まであまり話題に上ることがありませんでした。IT投資を進めていく中で今後もシェルフウェアが増加していくことが考えられるため、早々に対処することが必要となってきます。

そこで今回はそんなシェルフウェアが発生する原因やその対策について二回に分けて書いていきたいと思います。


目次[非表示]

    1. シェルフウェアが発生してしまう理由は?
      1. ①社内標準ソフトウェア
      2. ②部署異動
      3. ③予備PC
    2. シェルフウェア最大の問題点
    3. シェルフウェアの解決


シェルフウェアが発生してしまう理由は?

①社内標準ソフトウェア

「社員全員がよく使うソフトウェア」と定められ、PCを配布する際に最初から組み込まれているものが多くあります。しかし中には時代の変遷と共に使われていないものや、実際に必要としているのは半分くらいのユーザしかいないという事も多くあります。実際にユーザの利用率を調べない限り使用されていないことに気づくこともできず、費用やリソースの圧迫につながります。

②部署異動

部署異動などで、以前は必須だったソフトウェアが今は全く必要ないにも関わらず、特にアンインストールせずPCに残しているというパターンです。標準ソフトウェア以外の専用ソフトウェアに多く、会社は新ユーザの分と以前のユーザの分のソフトウェアを購入することになるので、費用が堆積していきます。大部分がシェルフウェアになってしまっている状態です。

③予備PC

部署やグループごとに予備のPCを持ったり、ユーザ個人が予備PCを要求する場合もあります。緊急性を考えると確かに必要なものではありますが、いざ使おうとするとアップデートをしないと使用できない状態であったり、型落ちで遅くて使い物にならなくなっていて結局システム管理部署から最新PCを借りる、という経験をお持ちの方も多いと思います。


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シェルフウェア最大の問題点

こういったシェルフウェアの問題は、「実際に棚があるわけではないので分からない」という点です。使っていないハードウェアは埃をかぶっていたり長い間同じところに置きっ放しになっていたりします。コスト意識の高い社員がいればシステム管理部署に連絡をしてくれるかもしれません。

ただしソフトウェアに関しては全く目に見えず、わざわざアンインストールをして連絡をくれる社員はほぼいないでしょう。

多くの企業で、資産管理のために棚卸しを少なくとも年度内に一回は行いますが、その際にハードウェア・ソフトウェアがシェルフウェア化しているかどうかの判断をすることはできません。その結果、持ってはいるけど使っていないソフトウェアやハードウェアの費用に加え、それらに付帯する保守費用が積み重なり、毎年膨大なコストを無駄に支払っているという状態に多くの企業が陥っています。

これを解決する唯一の方法は実態調査しかないのですが、社員一人一人にヒアリングするのは非現実的で、仮に実施したとしても「一旦会社からもらったものを手放すと次にもし必要になった時に面倒だ」という考えから、不要という回答をする社員は少ないでしょう。


シェルフウェアの解決

そこで、効率よく正確な実態を把握するための方法としてPCアセスメントを実施する企業が増えています。

このPCアセスメントは弊社がご提供しているサービスメニューの一つである「VDIアセスメントサービス」で実施することができます。これはVDIに移行する際に必要なサーバー、ストレージスペックを算出するためのサービスなのですが、PCのアセスメントとして利用することでシェルフウェアになっている可能性のあるPCやソフトウェアが実際に使用されているのかを確認することが出来ます。

次回は、このPCアセスメントについて書いていきたいと思います。


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