普段皆さんの企業でも重要な書類や鍵などの備品の管理をされているかと思いますが、「紙」や「Excel」で管理していませんか？　一見、一般的な管理方法に思えますが、 実はこれらの管理に潜むトラブルのせいで備品管理のルールが崩れてしまうことがあるのです……

また、皆さんの周りにも必ずいらっしゃるのではないでしょうか？　備品の管理が苦手な人、いわゆる「管理苦手さん」が———
人が管理をする以上、完璧に管理をするには限界があります。しかし、問題の本質は個々人の性格ではなく、管理システムそのものにあります。

多くの企業では、備品管理を「重要だけど面倒……」と捉えがちですが、適切でない備品管理では、企業にとって深刻な問題を引き起こしてしまう可能性があるのです。

本ブログでは、企業における備品管理の「あるある」を交えつつ、備品管理にとって何が重要なのかを解説します。

●　備品管理の負担を軽減させたい方
●　備品管理の紛失にお困りの方
●　備品を安心・安全に保管したい方
必見の内容となっております！

「うちの会社の備品管理は大丈夫！」と思っている方こそ、ぜひ最後までお読みください！

 

多くの企業で備品管理といえば、

・鍵のかかったキャビネットに置かれた「紙の貸出帳簿」
・共有フォルダの「Excelの備品管理表」
・総務部の机の上にある「使用状況一覧」

などを一般的に思い浮かべるのではないでしょうか？

しかし、これらの管理方法は『昔からやってきたから』といった曖昧な理由で続けられがちですが、本当にベストな方法なのでしょうか？

 

実は、「紙管理」や「Excel管理」のような人が手作業で行う備品の管理方法では、以下のような見えないコストが発生しています。

・帳簿への記入時間
・所在確認にかかる時間
・棚卸にかかる時間

・管理担当者に依存した備品の貸借
・備品の所在問い合わせ対応の負荷
・帳簿への記入ミス・漏れ

・管理不備による備品の紛失や不正利用
・監査・セキュリティ事故による信用の低下
・備品の無断で使用・持ち出しで、必要な時に備品が使えない

こうして書き出してみると、企業にとって予想以上にコストがかかっていることがわかります。

 

次に、備品の管理で起こりうるトラブルを考えていきたいと思います。

どの職場にも必ず下記のような人が存在するのではないでしょうか。

「ちょっと使うだけだから」と記入を後回しにする人。
「今度通りかかった時に書けばいいや」と考えながら、結局忘れてしまう人。
「誰かが代わりに書いてくれるだろう」と他人任せにする人。

こういった、管理が苦手な人、いわゆる「管理苦手さん」がいると社内で運用している備品の貸し借りルールをしっかり定めていても、運用ルールが破綻してしまうきっかけになります。

また、こうした行動は個人の性格や習慣の問題として片付けられがちですが、実は組織全体に深刻な影響を与える可能性があります。

具体的にどのような場面で備品の紛失やトラブルが発生するのか、備品を借りる際のあるあるを見ていきましょう。

 

これから社内の打ち合わせを控えたAさんのご紹介です。 

【背景】
お客様との打ち合わせで、Aさんの会社のセキュリティカードを貸し出す必要がありました。
しかし、 お客様が予定よりも早く到着してしまったようです。

「あれ、もうお客様来ちゃった……！帳簿には後で書けばいいや～」

■　Aさんは「後で書けばいいや！」の管理苦手さん

上記からわかる通り、 Aさんは「後で書けばいいや！」の管理苦手さんです。 セキュリティカードは社内の人なら誰でも借りることができましたが、 必ず紙の帳簿に記録をする社内ルールがありました。 

しかし、Aさんはルールを守らず、帳簿の記入をせずにセキュリティカードをお客様に貸出してしまいました。 

■　この後起こってしまった大惨事

ではこの後起こってしまった大惨事を見ていきましょう。 

❶　打ち合わせの後、Aさんはカードの回収を忘れ、 お客様がセキュリティカードをうっかり持ち帰る。 

❷　年に1度の棚卸で、備品を確認していると、セキュリティカードが1枚なくなっており、貸出記録が書かれているはずの帳簿にも記録が取られていなかった。 

➌　帳簿に記録がなく、いつ・誰が・なぜ紛失したかが全く分からないため、全社的に大問題に発展してしまった。

 
セキュリティカードを結局紛失してしまっていたことや、 随分時間が経過してから紛失に気が付いたので、結果として、全社的に大騒ぎになってしまいました。

 

次に、お客様から借用している備品を確認しに来たBさんのご紹介です。 

【背景】
期末が迫ったある日、営業部のBさんが、お客様から借りているUSBメモリの所在を確認しようとしたところ、USBはあるはずの場所にありませんでした。

総務部にある、貸出記録帳簿には、「カトウ」「カドヤ」「カワダ」の どれとも取れる謎の署名が。 

「えっと……USBの最終持ち出し者は……」
　　　「か…かとうさん？かどやさん？どっちだ……？いや、かわださんか？」

■　Bさんは「字が汚い管理苦手さん」に頭を悩ませています
上記から、Bさん自身は管理苦手さんではありませんが、「字が汚い管理苦手さん」に困っています。 人が手書きで帳簿に記入する運用の場合、読み間違いなどが起こりがちです。

■　この後起こってしまった大惨事 

ではこの後起こった大惨事を見ていきましょう。 

❶　署名判読不能により、借用者の特定に時間がかかる。

❷　該当の可能性のある社員に確認するも、USBの所在については、全員が「知らない」「覚えていない」と回答。

➌　借用者は既に退職しており、電話を掛けるも音信不通。確認ができなかったため、USBの紛失が確定。 

❹　お客様への報告が遅れたことに加え、誰がいつ借りたのかなど、帳簿への記載漏れがあり、お客様から「管理体制の不備」で厳しく叱責される。 

結果、お客様へ謝罪をしたものの、信頼関係を失ってしまう事態に発展しました。

 

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「後で書こうと思って忘れていた」 
「急いでいて、字を丁寧に書けなかった」など 
日々の忙しい業務の中で、帳簿への記入は優先度が下げられてしまいがちです。 

特に備品の紛失に関しては、決算期の棚卸しなどで初めて気がつくことが多いので、紛失そのものを知るのがかなり後になってから、なんてこともあり得ます。

ご紹介した「管理苦手さん」によるあるある事例は、ほんの一例にすぎません。現実には、このような些細な管理の緩みが、想像を超える重大なインシデントを引き起こしてしまうかもしれません。

 

これまでご紹介したような「管理苦手さん」が引き起こすトラブルは、実は個人の努力では根本的な解決が困難です。どのように備品を管理していけば良いのでしょうか？

重要なのは「デジタル化」です！

では、2章でご紹介した「管理苦手さん」のトラブル事例で、デジタル化によって備品管理がどのように変化するのかを具体的に見ていきましょう。

【課題】
・「後で書こう！」と思って結局帳簿への記入を忘れてしまう。
・手書きの帳簿だと記入ミス・漏れが発生する。
・会社で定めている備品運用ルールをしっかり守れない。
など……

【備品管理のシステムを「デジタル化」すると実現できること】
・備品を持ち出した際に、いつ・誰が・何を貸し借りしたか自動で記録が残る。
・いつ・誰が・何を貸し借りしたかリアルタイムで検索可能になる。
・返却期限が近付くと自動でアラートが通知される。
など……

Aさんのような人でも、備品を持ち出す際に記録が自動で残れば、記録を忘れること自体がなくなりますし、Bさんが頭を悩ませていた「字が読めない」「誰が借りたか分からない」という問題も解消することができます。
また、備品運用のルールも気にすることなく、貸借ができるようになるのではないでしょうか。
 

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従来の紙・Excel管理で限界を感じていた企業も、備品管理をデジタル化することにより、管理苦手さんでも特別な意識をせずに管理できるようになります。

 

備品管理のあるあるを交えつつ、「デジタル化」の大切さをお伝えしました。

様々なものがデジタル化されている現代で、備品管理は紙やExcelなど、アナログな管理がまだまだ一般的ですが、備品管理のデジタル化をすることで、効率的かつ、安全な資産管理を実現できます。

弊社では、備品管理の「デジタル化」に最適な製品として「安心キャビネット®」をおススメしておりますので、ご興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。
 

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