Dropbox Business
導入事例

環太平洋大学 様 Dropbox Business導入事例

~ 大学内外の情報共有でクリエイティブな教育を推進 ~


Dropbox 導入の主な効果

時間や場所の制約を受けず、PCや
スマートフォンなどのデバイス
で情報を確認することが可能に

大勢の教職員のアカウントやアクセス権限
のメンテナンスが容易に

タイムラグが発生しがちなメールでの
情報共有を廃止し、クラウド上で常に
最新データを共有


業種・事業規模

教育業・500人以上

抱えていた課題

データの一元管理と共有をしたい

VPN に接続するために、アカウント作成やアクセス権限の設定が必要だが、このような作業の負荷を減らしたい
 

活用事例と効果

ァイル共有

映像や画像などの大容量データも高速で同期が可能
いつ・どこにいても最新のファイルを手元のデバイスで確認できるようになりました

Dropbox Paper

チーム作業に最適なワークスペース、Dropbox Paperを活用し、本部との連携を強化することが可能になりました

   ・ファイルリクエスト

→学生のレポート提出先をDropboxに一元化し、教員の収集の手間を削減。煩雑なメール作業が減らせるほか、提出者や提出時刻の把握も容易になると期待しています


国内外を飛び回る営業職や教員にとって、学内からしかアクセスできないファイルサーバーが業務の足かせになりつつありました。Dropboxによるセキュアで柔軟な情報共有環境は、もはや欠かせないものとなっています。」

抱えていた課題

~ 学外からの情報アクセスニーズが増大ファイルサーバー+VPNの運用が限界に ~

 戸岡山市にあるIPU・環太平洋大学(以下、IPU)は、母体である学校法人創志学園が提唱する「環太平洋大学構想」の下、2007年に創設された大学です。
特長は、1990年に開学した国際大学IPU New Zealandと日本の2カ国で学べる、グローバルな教育基盤。従来型の日本の大学とは一線を画した、「どこにもない大学」としてのプレゼンスを高めながら、日々、優秀な人材の育成に取り組んでいます。


 適切な大学運営を行う上でカギとなる要素の1 つが、「情報共有」です。
IPUは、そのための仕組みとして、これまではグループ傘下の教育機関のファイルサーバーを、外部のデータセンターに構築。そこに各機関がVPNで接続することで、データの一元管理と共有を進めてきました。

 ところが近年は、モバイルデバイスが普及するにつれ、学外からも情報にアクセスしたいというニーズが急増。従来の方式では限界が見えてきたといいます。
「学生の募集などを行うアドミッションセンターの職員は出張や外出が多いほか、教員も研究で国内外を飛び回っています。
このため、学内の特定端末からしかアクセスできない既存の仕組みは、現場のニーズに沿わなくなりつつありました」とIPU の大賀吉功氏は語ります。

 
 またVPNに接続するにはアカウント作成やアクセス権限の設定が必要です。多くの教職員が勤める大学組織では、そうした作業の負荷が高まりがちで、この点も解決すべき課題となっていました。

ソリューション

~ 高度なセキュリティにより、いつでもどこでも情報共有できる環境を実現 ~

 そこで、IPUでは、新しい情報共有基盤のあり方を模索。検討の結果、採用したのがDropbox Business(以下、Dropbox)でした。
「決め手は、いつでも、どこでも、どんなデバイスからもデータにアクセスできる環境を整備できることでした。
また同期速度も速く、事務資料はもちろん、学校行事の動画や写真といった大容量データもストレスなく扱える点は、大きな魅力でした」と大賀氏は言います。

 

 高度な管理機能も評価しました。
例えば「リモートワイプ」は、利用者が万一デバイスを紛失しても、特定のデータを遠隔にいる管理者が選択・消去できる機能。これにより機密性の高いデータもセキュアに共有できると判断しました。

 さらに、ユーザーのアクセス権限も管理コンソール上で簡単に設定・変更できるため、教職員の入・退職時にも必要な作業が迅速に行えると考えました。

結果

~ 全メール添付も撤廃。新しい情報共有基盤をグローバル人材の育成に生かしたい ~

 こうしてIPUはDropbox を導入。現在は事務職員や一部の教員、および創志学園本部のスタッフに計250アカウントを配布し、利用をスタートしています。
 

 すでにさまざまな効果が得られています。例えば、創志学園本部とIPUとの間で情報をやりとりする際、以前は資料をメールに添付していました。

ところが、この方式ではどのファイルが最新か判別しにくくなってしまうため、すれ違いが起こることもありました。「メール添付をやめ、Dropbox Paperで1 つのファイルを共同編集するかたちにしたことで、最新の情報を参照・共有できるようになり、やりとりが効率化できています」(大賀氏)。

 また、以前は紙資料を配布していた学内の定例会議も、現在は、Dropboxに保存したドキュメントを各人がモバイルデバイスで閲覧する方式に移行。最新資料を確実に共有できる環境を整備するとともに、ペーパーレス化も推進しています。

 今後はDropboxのアカウントを学生にも配布し、教育の質の向上にも役立てていく予定です。
例えば、講義の内容や参考資料を事前に学生と共有できれば、講義当日にはそれを前提として話を進めることがで
きます。事前情報が十分あれば、学生主導のワークショップやディベートといった新しいスタイルの講義も行いやすくなるでしょう。

「教授から寄せられる講義スタイルの要望にも、今後はより柔軟に応えられるはずです。
加えて、講義後のレポート提出も、メールではなくDropbox の『ファイル リクエスト』機能を使えば、学生は共有フォルダにファイルをアップロードするだけで済み、教員もメール処理の時間を大幅に短縮できます。これも将来的には実現したいですね」と大賀氏は期待を込めます。

 

 またIPUは、2019 年春に新学舎「ディスカバリー」を竣工。先進ITを取り込んだ教育環境を整備する予定です。この学舎には、従来型の教室はありません。
例えば、ある部屋では可動式のテーブルごとに電子黒板やモニターが用意され、グループ学習に最適な場が提供されて
います。


 また、後方にガラス張りの見学ルームを備えたデモ授業用の教室や、プレゼン用の教室、動画を撮影しネット配信するためのスタジオなど、次世代型の教育を行うための環境が用意されています。
「ひたすら教員が話す一方通行の座学だけでは、グローバル市場で活躍する人材を育てることは困難です。Dropboxを基盤に、さまざまなコンテンツを活用した新しい授業法を確立することで、クリエイティブな人材育成に向けた取り組みを推進していきたいですね」と大賀氏は最後に述べました。

「今後は学生にもアカウントを配布し、教員との情報共有を加速していきたい。これにより、グループ
ディスカッションやディベート形式といった新しいかたちの講義の実践につなげていければと思います。」

お役立ちダウンロード資料

~ 一人情シス対策、PPAP対策についてもDropboxであればカバーすることができます ~

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