～ 既存のファイル共有環境からの転換 ～

ファイル共有の際の確認プロ
セスがなくなったことにより業
務フローを効率化

バージョン履歴機能で可能に
なった無制限のファイル復元
によりリスクを回避

プロジェクトを共に進めるパー
トナー企業とのデータ連携を
円滑化

業種・事業規模

メディア業・100人以上

抱えていた課題

・誤った上書き保存やファイル消去など、人の手によるリスクを解決したい

活用事例と効果

・Dropbox をベースとしたファイル共有

→プロジェクト運営のファイル共有エリアとして、Dropbox Businessに必ず全てのファイルを置くようにしています。

・バージョン履歴機能

→誤った上書き保存や、消去などのトラブルがあっても、無制限でファイルの履歴をさかのぼれる「バージョン履歴機能」を使って、更新状況の確認やファイルの復元を簡単にできるようになりました。

・モバイルワーク

→自社のファイルサーバー利用時に発生していたアクセス制限がなくなったため、どこからでもファイルの確認が可能になり、社内外から快適に仕事ができるようになりました。

～ 既存のファイル共有環境におけるリスクとストレス ～

　株式会社コンセントは、100名を超えるデザイナーを擁する日本最大規模のデザイン会社です。

　1973 年の設立以降、日本におけるエディトリアルデザインの草分けとして多くの商業誌の立ち上げに携わり、また「モノ（＝成果物）」だけでなく「コト（体験・しくみ）」のデザインで、長く良い関係を企業と消費者との間に築いていくというコンセプトのもと、コミュニケーションツールの制作、Web ガバナンス支援、商品開発支援、サービスデザインなど幅広く問題解決に取り組んでいます。

 

　Dropbox Businessを導入する前、コンセントでは自社でファイルサーバーを運用していました。
しかし社内ではDropboxの個人版アカウントの利用も広まっていきました。「Dropbox Businessを導入するまでは既存のファイル共有環境に漠然とした課題が水面下にはずっとあったのではないか」と取締役の家内信好氏は当時を分析します。

「発信する側はもちろん、受け取る側も意識せずに、ファイルが最新の状態であってほしい。誤った上書き保存やファイル消去など、人の手によるリスクがあり、それをなくす最適な解決方法がDropboxだったので、社内での利用が広まっていったのだと思います。」（家内氏）

～ 手間、コスト、セキュリティ。どれを取ってもDropbox Businessがベスト ～

　ファイル管理ソリューションの導入にあたり、コンセントでは、導入に伴う手間やコスト、そしてセキュリティと、3 つの面を検討しました。
 

「シェアするためのファイルサーバーを立てる場合、セキュリティホールを誰が監視するのか？何かが流出した時に誰がどう動くのか？しかも、ハードディスクの破損などリスクのある状態で常に運用するわけですから、心配の種が消えることはないだろうと考えました。」（ 家内氏）
 

　検討の結果、すでに運用していた自社サーバーと併用する形で、Dropbox Businessを導入することになりました。導入を考えた時には、 Dropboxの個人版はすでに社内に浸透し事実上スタンダードとなっていたので、初めて使う人でも、分からないことがあれば周囲の人にすぐに聞ける環境が整っていました。

また、操作が分かりやすく指導しなくても使えるので、学習コストはほぼゼロ。実運用面で考えると非常にコスト パフォーマンスに優れていたと家内氏は語ります。
 

「自社のファイルサーバーの利用を完全には止められないとしても、なるべく Dropbox Business を利用した方が、ファイル管理のソリューションとしては、はるかに優れていると思います。扱うデータ量が大きくなればなるほどデータ欠損のリスクは上がります。セキュリティを含め、そういった点でも、Dropbox Business にデータを置く方が、安心感がありますね。」（家内氏）

～ ワークスタイルや業務フローに変化が ～

　今までは、ファイルを共有するだけでも、アップロード後に一度ダウンロードできるか確認をして、保存場所を誰かに伝えるといった一連のプロセスが必要でしたが、Dropbox Businessを導入してからは、保管場所を伝えるだけで済むようになりました。
 

　また、自社のファイルサーバーは、セキュリティ上どうしてもネットワークの制限を受けてしまいます。
しかし、 Dropbox Businessを導入後はそのような制限がなくなったため、どんなデバイスからでも社内外ですぐにデ
ータが確認できるようになりました。アクセスする場所が限定されなくなったことにより、これまで以上に在宅勤務やサテライトオフィスで働くなど、ワークスタイルが柔軟で快適になったと家内氏は語ります。
 

　さらには、プロジェクトを一緒に行うパートナー企業との連携もスムーズになりました。「プロジェクトマネージャーともなれば、全体の作業を把握する必要性が出てきます。しかし、各パートで進んでいるものをDropbox に保存してくださいと言うだけで、各チームが意識せずにデータを上げてくれるようになったので、手間が一切なくなりました。」（家内氏）
 

　Dropbox Businessの導入により、コンセントでは手間やコストをかけずに、データを一箇所にまとめることに成功しました。さらには、ワークスタイルの変化や業務フローの効率化で働き方にも変化がもたらされ、今後もさらなる成長が期待されます。

～ 一人情シス対策、PPAP対策についてもDropboxであればカバーすることができます ～

その他「ファイルサーバー運用の課題」「働き方改革への課題」
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