Dropbox Business
導入事例

株式会社 オルトプラス 様 Dropbox Business導入事例

~ 社内でのガバナンス強化を実現 ~


Dropbox 導入の主な効果

ファイルのローカルでの確認
や、社内外での共有、共同での
編集が可能に

アカウントを管理することで
社内のガバナンスを強化
プロジェクトで共有する際のルール
にも反映

ファイルの散乱や先祖返りな
ど人為的なエラーを防止する
と同時に、メール添付等の
リスクを回避


業種・事業規模

テクノロジー業・100人以上

抱えていた課題

・社内外でのファイル共有を効率化したい

・メールにファイル添付した際のインシデントをなくしたい

活用事例と効果

セキュリティの強化

データの先祖返りや保管場所の散乱など、人為的なエラーが起こす問題を Dropboxにより防止
また、プロジェクトから外れる際は、同時に共有からも外れるようアナウンスするなど社内でセキュリティルールを設けています

アカウントの管理

退職者のアカウントとデータは管理者によりパスワードを変更した上で、アカウントとデータを会社で一時的に保管し、ガバナンスとセキュリティの強化に努めています

モバイルワーク

→ファイルをローカルで同期することができるので、オフライン時や外出先でも情報が見られて、編集も可能に
社外でもスマホ等さまざまなデバイスでファイルを確認できるようになりました


「これまでファイルを外部とやり取りするのに四苦八苦していたのを、Dropbox Businessを導入以降、開発側のワークスタイルがさらに楽なものになりましたし、社内の管理もしやすくなりました。」

抱えていた課題

~ 最新ファイルは共有ツールもいろいろ ~

 株式会社オルトプラスは、創業当初からソーシャルアプリの開発に特化して事業を展開してきた会社です。
ユーザーが「ライブ感」を楽しめるゲーム作りをモットーに、第1作目となる競馬ゲーム「ダービーズキングの伝説」をリリース後は、数々の賞を獲得した「バハムートブレイブ」など多数のソーシャルアプリを開発してきました。
創業当時は4人でスタートしたオルトプラスですが、創業6年目の現在では、ベトナムと韓国に子会社を設立、社員数は200名以上の規模になりました。
また、2013年に東京証券取引所マザーズ、2014年に東京証券取引所一部に上場するなど、急成長を遂げている会社です。

 
 エンジニアなど8割以上が制作スタッフであるオルトプラスでは、社内でのファイル共有に自社のファイルサーバーを利用していました。プロジェクトによっては社外のスタッフとのやり取りが頻繁に発生しますが、自社のファイルサーバーでは外部とのファイル共有が行えないため、開発用の外部サーバーを経由したFTPでのファイル転送や、無料の大容量ファイル転送サービスなどを利用していました。

「単純にファイルをやり取りするのであれば、メールでもファイル転送サービスでも構わないと思います。ただ、1つのデータを共同で編集するとなると、別の問題が発生します。
しかも、開発プロジェクトではかなりの数で色々な班に分かれるので、ファイルの送受信をする度に、最新のファイルはどれだ?と確認しなければならない。これは本当に困りました」と語るのは、総務部長の井澤文昭氏です。

「ファイル共有などを行うツールを、個人でインストールすることは許可していました。
結果、外部とのやり取りには個人向けDropboxはもちろん、他のサービスをそれぞれ自由に利用していました」と、
ネットワーク&セキュリティ部の副部長、和田正人氏は当時を振り返ります。


 そんな中、社内では自然とDropboxを利用する割合が多くなっていきました。
「開発プロジェクトでDropboxを利用するうちに、個人向けのままでは容量に限界を感じるようになりました。
そこで、容量を増やすためにDropbox Business を導入することにしました。
また、外部スタッフを招待してやり取りする際、同じ無料サービスでも他社の利用規約と見比べると、Dropboxの機密性には充分安心できると感じました。」(井澤氏)

ソリューション

~ 使いやすいツールに一元化してアカウントをしっかり管理 ~

 Dropbox Businessの導入を決めてから、容量が足りない社員から移行していきました。現在では開発プロジェクトにおいて、外部スタッフとやり取りするほか、社外での作業にも Dropbox Businessは欠かせない存在になっています。

「ファイルをローカルと同期することができるので、オフライン時や外出先でも情報が見られて、なおかつ編集もできる。しかも、様々なデバイスでファイルを確認できるので、開発スタッフにとっては非常に便利で、使いやすいという声が多いです。
管理側としても、Dropbox Businessを導入したことで、退職者などのアカウント管理ができるので助かっています。個人向けのまま運用していたら、実現不可能ですね。
また、退職した際、会社のメールアドレスを消したとしても DropboxのIDはとりあえず残しておきます。管理者側でパスワードを変更すれば、一旦会社側でデータを管理することができますので。」(和田氏)

結果

~ ファイルのセキュリティと社内のガバナンスを強化 ~

 Dropbox Businessを導入したことにより、ファイルの先祖返りや保管場所の散乱など、人為的なエラーが起こす問題を防げるようになったと和田氏は語ります。

「メールでのファイル添付はリスクが大きく、インシデントが怖いです。1文字違いで違う人に送ってしまう可能性があります。リスクはゼロにはならないけれど、 Dropbox Businessがあればゼロに限りなく近づくことができると思います。」(井澤氏)

 
また社内では、プロジェクトから外れた際に同時にファイル共有からも外れるようアナウンスするなど、独自のセキュリティルールを設けています。

オルトプラスでは、人為的エラーが引き起こすコスト面での削減や、セキュリティ面での強化を Dropbox Businessで実現させたほか、これまで個別でばらばらに利用していたアカウントを会社で管理することにより、ガバナンスの強化といった点でも成果を上げています。

「Dropboxはオンライン ストレージの中でも先駆け的存在ですよね。使い勝手の良さというのは当然あると思うんですけど、会社全体として Dropbox Businessを導入するにあたり、サービスとしての継続性や安定性というものが、同様のサービスと比べても一番の強みなのではと思います。Dropboxがこれからも一番安定して使っていけるサービスだと思っています。」

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