現在、企業における重要物の管理は、情報セキュリティの強化や法令遵守といった観点から、ますます重要な役割を果たしています。特に、機密情報や高価な設備、危険物など、管理が甘いと大きなリスクにつながるものも多く、厳格な管理体制の構築が求められます。

ひとたび情報流出、盗難、漏洩事故が起こってしまうと、企業の信頼は大きく損なわれ、社会的な信用を失う可能性があります。企業の業務に与える影響も計り知れません。そのため、重要物の管理方法とポイントを整理し、よくある課題と対策を押さえることが求められます。

本ブログでは、重要物管理の実務に関わる管理者の皆様に役立つ情報を提供し、貸出・返却管理における課題とその解決策について解説します。

• 急いでいるのに、管理者不在でモノが借りられない……
• 貸出返却台帳の記録不備で行方不明のモノがある……
• 棚卸が面倒すぎる……もっと他のことに時間を割きたいのに……

こんなお困りごとが1つでも当てはまれば、業務改善のチャンスです！
本ブログをヒントに、『アナログ・モノ管理』から『スマート・モノ管理』へ進化させましょう！

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1. 企業が『厳重に管理すべき』重要物とは？

企業が厳重に管理すべき重要物には、特に管理責任が問われる物品が多く含まれます。それぞれの物品に伴うリスクを以下に解説します。

1-1. 情報端末（パソコン、スマートフォンなど）

業務用の情報端末は機密情報や個人データを扱うことが多いため、適切な管理が必要です。共有利用される場合、物理的な所在が曖昧になりやすく、返却忘れや無断持ち出しがリスクとなります。使用状況を記録し、返却時の確認を徹底することが重要です。

1-2. 持出禁止の書類（機密文書、契約書など）

持出しが制限されている書類は、外部に流出すると競争上の不利益や法的なトラブルに発展するリスクがあります。これらの書類はロック付きキャビネットでの保管、アクセス管理が重要です。さらに必要に応じ、特定エリアからの持ち出しそのものを制限できる仕組みを作ることも効果的です。

1-3. 社用車の鍵やICカード

社用車の鍵やICカードは企業内部のアクセス管理や設備利用に関わります。不正使用を防ぐため、利用履歴を記録し、返却が遅延しないよう管理することが求められます。

1-4. 業務用の工具や専門機器

工具や専門機器は特定の用途で利用されるため、紛失や破損が発生すると業務効率に悪影響が出ます。これらも定期的な点検や保管場所の管理が不可欠です。

1-5. 薬品や危険物

医療や製造現場などで使われる薬品や危険物は、誤った保管や取り扱いが『事件・事故等人命にかかわる事態』につながる恐れがあります。安全性を確保するためには、適切な保管場所とアクセス制限が必須です。

2. 基本を抑えよう！貸出・返却管理の一般的な手順

貸出・返却管理を効果的に行うためには、管理手順を明確にし、管理者と利用者の役割分担をしっかりと定めることが重要です。以下の手順を踏むことで、物品の管理がスムーズになります。

1. 施錠できるキャビネットに重要なモノを格納する
2. キャビネットの鍵の管理者を決め、管理する
3. 利用者が鍵を借り、キャビネットを開錠、借りたモノの情報を台帳に記載する
4. 借用物を利用する
5. 利用者が鍵を借り、キャビネットを開錠、返したモノの情報を台帳に記載する
6. 定期的にキャビネット内の棚卸を実施、モノの所在を確認する

この手順を守ることで、貸出・返却管理がスムーズに行われ、物品の紛失や誤使用を防ぐことができます。また、台帳管理を徹底することで、物品の使用履歴が正確に記録され、トラブル発生時にも迅速に対応できるようになります。

ただし、このように手順を定めてもいざ実際に運用してみると、鍵の管理、貸出返却台帳の運用、棚卸など、さまざまな課題が発生します。
次の項目では、これらよくある課題をピックアップし、その対策についてさらに検討してみましょう。

3. 重要物管理の課題と解決策～鍵管理・台帳・棚卸の改善方法～

貸出・返却管理における課題は多岐にわたりますが、それぞれの課題に適切な対策を講じることで、より効率的で安全な管理が実現できます。以下に、具体的な課題と対策を挙げます。

3-1. キャビネットの鍵管理に関する課題と対策

課題:

• 鍵そのものの紛失
• 管理者不在時の対応の遅れ

対策:

• 鍵の管理には複数の管理者を設定
• キャビネット開錠の無人化対応
• 電子錠の利用を検討する

万が一の鍵の紛失や管理者の不在時にも対応できる体制を整えることが重要です。また、暗証番号で管理されたボックスや金庫を利用することで、鍵の受け渡しを無人で行えるようにすることも検討できますが、その際には暗証番号を共有する範囲を制限するなど、セキュリティを維持するための方針を定めておく必要があります。オフィスの入退室に利用するICカードや、指紋などの生体認証を鍵として利用する、という方法も解決策の1つです。

3-2. 貸出返却台帳管理に関する課題と対策

課題:

• 台帳への記入漏れや誤記、乱雑な手書きで読めない
• いざモノの紛失時に台帳記録が遡れない
• 台帳そのものの紛失・破損

対策:

• 台帳管理をデジタル化
• 台帳のバックアップ

QRコードやバーコード、ICタグなどを用いた貸出・返却の記録システムを導入することで、記入漏れや誤記載を防止します。管理台帳の内容は一定期間経過後に整理し、帳簿としてきちんと保管しておくことが求められます。紛失・破損などのリスクに備え、記録をバックアップしておくことも重要です。

3-3. 管理品の棚卸に関する課題と対策

課題:

• 棚卸の実施頻度や正確性の不足
• 棚卸作業が煩雑なため頻繁に実施できない

対策:

• バーコード、QRコード、ICタグスキャン等を利用した棚卸の効率化
• リアルタイムでの所在管理

貸出、返却が滞りなく行われているか、管理されているモノの数は合っているか、なくなっている物がないか、棚卸の頻度を定め、定期的に実施することが重要です。特に薬品や医療器具、工具など、人命や事業に直結するものについては、厳格な管理と頻繁な棚卸が求められます。デジタル管理ツールや、RFID技術を活用して、効率的かつ正確な棚卸を実現し、リアルタイムで物品の状況を把握できる体制を整えます。

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4. 重要物管理のDX化で業務効率UP！

こうした課題を効率的、かつ確実に解決するためには、手作業中心のアナログな運用のDX化がカギとなります。デジタル技術を活用したスマートなソリューションを選ぶことで、管理業務の効率化と安全性を向上させることができます。

4-1. 重要物管理の課題をスマートに解決する3つのポイント

スマートなソリューションを選択するためのポイントを3つ、整理します。

• 簡単な操作で運用がスムーズ
  「電子錠や生体認証により、鍵の管理を効率化」
  
  
• 記録のデジタル化でミスを防止
  「貸出・返却情報を自動で記録し、台帳の手書きミスをゼロに」
  
  
• 棚卸作業の負担を軽減
  「リアルタイムで物品の所在を把握でき、定期棚卸を不要に」

上記のポイントを踏まえた、弊社お勧めのソリューションが「安心キャビネット®」です！

4-2. 安心キャビネット®とは？

弊社のスマート・モノ管理ソリューションである「安心キャビネット®」は、小型軽量のICタグを対象のモノに貼付け、無線技術で読み取るテクノロジーで重要なモノの管理、貸出、返却のDX化を実現する、RFIDキャビネットシステムです。

4-3. もう悩まない！安心キャビネット®で "3つの面倒" をスマートに解決！

• 鍵管理から解放：管理者不在でもOK！無人化対応可能な備品管理システム

  安心キャビネット®の扉は常時施錠され、FeliCa等のICカードを用いて開ける仕組みです。オフィスへの入退室等で利用する社員証の情報を安心キャビネット®の開閉権限に紐づけて「キャビネットの鍵」として利用することができます。
  これによってキャビネット専用の鍵を有人管理したり、別の場所に鍵を保管したりなどの手間を省くことができます。
  上段下段が分かれているタイプでは、社員Aは上段の扉のみ、社員Bは上段と下段の扉両方を開けられる、というような柔軟な権限設定をできるほか、IDカードの代わりに、別途オプションの「指紋認証」装置を用いた生体認証で開錠することも可能です。
  ※ FeliCa はソニー株式会社が開発した非接触ICカードの技術方式です。
  　 FeliCa はソニーグループ株式会社またはその関連会社の登録商標です。

• 台帳管理からの解放：面倒な台帳記入、記録忘れにサヨナラ！
  安心キャビネット®は、「誰が」「いつ」「何を」「貸出」「返却」したかを自動的にログ記録します。そのデータはキャビネット本体の操作パネルで確認出来るほか、無償で提供される管理ソフトからも確認可能。またLANやUSBメモリなどを通じてCSVデータとして取り出すこともでき、お持ちのシステム等やExcel等での加工も自由自在にできます。
  紙の台帳を使われている場合は、利用者、管理者共に手書きの煩わしさから解放され、保存性/正確性に優れた履歴管理が容易となります。
  また安心キャビネット®を社内LANに接続し設定いただくことにより、期限内に返却されない場合、利用者や管理者にメールにてアラート発報する機能もあり、「いつまでも返却されずに所在が分からない」などのインシデントを効果的に防止します。

• 棚卸業務からの解放：リアルタイムな把握で棚卸作業が驚くほど簡単に！

  安心キャビネット®の庫内ではRFIDシステムの電波によるスキャンが行われており、ICタグが貼り付けられた物品の所在確認を絶え間なく把握しています（時間間隔を設定することが可能 ）。庫内のモノの所在を操作パネルやログからいつでも確認することができますので、月末や期末の煩わしい棚卸作業から解放されます。

5. まとめ

重要物の管理は、企業のコンプライアンスや業務効率の維持に直結する重要な取り組みですが、鍵や台帳の管理、定期的な棚卸など面倒な業務やミスが多く発生します。これらをDX化することにより業務負荷やリスクを大幅に減らし、コア業務に集中することができるようになります。

重要物管理は、「アナログ・モノ管理」 から 「スマート・モノ管理」へ！

弊社の「安心キャビネット®」が、こうした課題を抱える管理者の皆様にとって最適な選択肢となれば幸いです。
実際のお客様環境ではどのように安心キャビネット®をご活用頂いているのか？をまとめた『業種別・ユースケース集』もございますので、今後の重要物管理のヒントにご活用ください。

重要物管理システムに関する資料請求、ご相談、デモのご依頼もお気軽にご連絡ください！

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