共用で利用する重要備品の貸し出しで、台帳管理を行う場合、「記入漏れ」「書き忘れ」「棚卸作業の負担」といった課題は、多くの企業が抱える共通の悩みです。
弊社の「安心キャビネット®」は、そうした台帳管理の手間から解放し、備品の貸出・返却を自動で記録するセキュリティキャビネットです。

本記事では、安心キャビネット®の 具体的な操作手順にフォーカスし、「貸出」と「返却」の手順を写真を交えてご紹介します。

なお、棚卸のデジタル化についてのメリットはこちらのブログで詳しくご紹介しています。こちらも併せてご覧ください。

安心キャビネット®は、ICカードで開け閉めでき、RFIDの技術を用いて備品の有無を把握するキャビネット型の物理セキュリティシステムです。

利用者が安心キャビネット®内部の物を取り出したり戻したりするたびに、「いつ・誰が・何を」持出・返却したのか、自動で、かつ正確に記録されます。

そのため、「手間ゼロ」「ストレスゼロ」「紛失リスクゼロ」の備品管理を実現することができるようになります。

管理対象物の形状などにあわせたRFIDタグ（キーホルダータイプ、シールタイプ、チップタイプなど）を使い分けることで、鍵や重要書類のフォルダ、情報端末、工具など、幅広い備品の管理が可能です。

安心キャビネット®で使用される技術である「RFID」についてはこちらのブログをご覧ください。

まずはじめに、安心キャビネット®の操作の概要を簡単にご説明します。

安心キャビネット®は、入退室時に使用するセキュリティカードなどのICカードで認証を行います。
認証が完了するとキャビネットが開錠され、必要な備品を取り出す/戻すだけで貸出・返却作業が完了します。

それでは、実際の操作手順をステップ形式でご紹介します。

今回、安心キャビネット®にはキーホルダータイプのRFIDタグを付けた鍵を3本収納してあります。
事前の作業として、この3つのRFIDタグの情報と、開錠権限を持たせたICカードの情報を安心キャビネット®に登録しています。

安心キャビネット®に取り付けられている画面には、備品が全て揃っている状態を示す「全返却済」と表示されており、「カギ1」「カギ2」「カギ3」と3つのRFIDタグの情報が表示されています。

この状態から備品を持ち出す操作を行います。

入退室に使用するセキュリティカードなど、あらかじめ運用者として登録しているICカードをキャビネットの読取部にかざします。
今回は、所有者名を「ヤマダ タロウ」と設定したICカードで開錠しました。

認証が完了すると、キャビネットの扉が解錠され、物を取り出すことができるようになります。

キャビネット内から、RFIDタグが付けられている備品を取り出します。今回のデモでは「カギ3」のRFIDタグが付けられている鍵を取り出しました。

取り出したら、扉をそのまま閉めます。

扉が閉まると、キャビネット内部のスキャンが自動的に開始されます。

数秒待つとスキャンが完了し、取り出された「カギ3」の行が青く表示され、ステータスが「貸出」に変わりました。

右列には「ヤマダ タロウ」と表示されており、「開錠を行った人」=「持ち出した人」が一目でわかるようになっています。また、現在貸し出し中の物品が1点あるため、上部の表示が「貸出 1」に変わりました。

なお、複数の備品をまとめて取り出した場合でも、それぞれの情報が正確に更新されます。

以上で備品の貸し出し作業は終了です。
無人で貸出作業が終了し、借りる人も台帳への記入などは不要です。

続いて、備品を返却する手順をご紹介します。貸出と同様にシンプルな操作です。

返却する時も、貸出時と同様にICカードを読取部にかざし、扉を開きます。

RFIDタグが付いている備品（今回はカギ3）をキャビネット内に戻し、扉を閉めます。

扉が閉まると、再びキャビネット内部のスキャンが自動的に開始されます。

数秒待つと、画面が更新されます。

青く表示されていた貸出情報が白い色に戻り、貸出ステータスが解除され返却されたことが確認できます。全ての備品が返却されたため、画面上部の表記が「全返却済」に戻りました。

これで返却操作は完了です。

安心キャビネット®の操作は、「ICカードをかざして扉を開き、貸借するだけ」という非常にシンプルなものです。

利用者は特別な操作を覚える必要がなく、普段使っているセキュリティカードをかざして備品を出し入れするだけで、「いつ・誰が・何を」持出・返却したかの履歴が自動的に記録されていきます。
そのため、「重要な備品を誰かが持ち出したまま返していない」「紙の台帳に記入漏れがあって、履歴が追えない」――こうした課題を解決することができます。

また、鍵、重要書類のファイル、情報端末など、幅広い備品に対応していることに加え、お客様の運用に合わせ、指静脈認証の追加などご要望を承ることも可能です。

安心キャビネット®に関するお問い合わせ、現地デモのご依頼、ご相談などは、以下フォームより承っております。些細なことでもお気軽にご相談ください。

安心キャビネット®の操作デモ動画も公開しました。こちらもぜひご覧ください。