決算期のたびにやってくる、「棚卸の日」。
備品を一つ一つ確認して、数を合わせて、終わるころにはクタクタ……そんな経験はありませんか？

「誰がどこまでチェックしたかわからない」
「紙のリストと実物の突き合わせでミスが出る」
「終わったはずなのに、数が合わない」

こうした光景は、どこの企業にも起こりうることなのではないでしょうか。

・棚卸を効率化したい
・紛失リスクを減らしたい
・備品の管理をスマートに変えたい

――このブログでは、そんな想いを持つ方に向けて、棚卸に関する現場の「当たり前の苦労」をデジタル化で解決する方法をお伝えします。

読後にはきっと、「うちの棚卸も、もう人手に頼らなくていいかもしれない……！」
そう感じていただけるはずです。

棚卸が重要な業務であることは理解していても、その実施方法は長年変わっていないという企業も多いのではないでしょうか。現在も多くの企業では、紙やExcelでの記録が慣例となっており、人手による棚卸作業が主流で、指差し確認やダブルチェックで乗り切っているのが現状です。

そんな人の手や目に頼った方法には、どのようなリスクが潜んでいるのでしょうか？

• ヒューマンエラーの発生

人が数える、記録する、転記する――これらの工程には常に「うっかりミス」のリスクが存在します。数量の数え間違い、記入漏れ、転記ミスなど、どんなに慎重に作業を行っても完璧に防ぐことは困難です。

• コストの増加

担当者が棚卸の他に通常業務も併せて行うと、棚卸に多くの時間を取られ、通常業務が圧迫されます。その結果、生産性が大きく低下する可能性があります。
残業や休日出勤が増え、人件費・管理コストの増大につながるケースも少なくありません。時間に追われながらの作業は、担当者にとって精神的なストレスにもなります。

• 紛失時に対応が遅れる

実施頻度が月1回や年1回といった間隔で棚卸を行う企業では、紛失が発生しても、それが発覚するのは次回の棚卸時となり、対応の開始が遅れてしまいます。

もしこれが重要物の盗難であれば、この時間のロスは企業にとって大ダメージとなるかもしれません。

人力で行う棚卸には、多くの手間やミスのリスクが伴うことがわかりました。

また、「棚卸って、正直負担が大きいし、大変だな……」
そう感じたことがある方は、多いのではないでしょうか？時間がかかるうえに、チェックや報告のたびに神経を使います。しかも、誰かが返却を忘れたり、数が合わなくなったりすると、その原因を突き止めるのにもまた時間が掛かる……

けれど、もしこうした「当たり前の苦労」が楽になったらどうでしょうか？
確認や記録を人が行わず、自動的に記録・通知してくれる仕組み、つまり作業が「デジタル化」したら、これまで「手間」「ストレス」「紛失リスク」として感じていた部分が、どう軽減されるのか見ていきましょう。

従来の棚卸では、倉庫や棚内の備品を一つずつ指差し確認し、紙の帳票やExcelに記入してから、ダブルチェックを行う方法が当たり前でした。

しかし、デジタル化された棚卸では、貸出・返却・利用の履歴が自動で記録・保存されます。誰が・いつ・何の備品を使用したのか、システムが瞬時にログとして残すことができるため、人手でのチェック作業そのものが不要になります。

つまり、これまで面倒で手間がかかると感じていた作業が、「自動ですぐに見える」に変化します。

アナログ管理の棚卸では、備品の所在を探すだけでもひと苦労することも……。「誰が借りているの？」「返却された？」といった確認作業が繰り返され、本来の業務を圧迫する要因になっていました。

棚卸がデジタル化されると、管理するモノの貸出状況がリアルタイムに可視化されます。システム上で「どこに・誰の手元に・どんな状態であるか」が即座に把握できるため、探す・問い合わせる・確認するというムダな時間がなくなります。

時間の余裕が生まれ、担当者の心理的な負担も軽減されます。

人力での棚卸は、作業工数だけでなく、「いつ紛失したのかわからない」という大きな課題もありました。特に、複数人で備品を共有している場合、「返却忘れ」や「所在不明」が起こっても、紛失の事実に次回の棚卸時まで気づけないということも起こりえます。

デジタル化された棚卸では、備品の利用状況をリアルタイムで記録し、返却予定日を過ぎたらすぐに自動でアラート通知を出せる「気づける仕組み」があるため、紛失や盗難といったトラブルをすぐに把握し、迅速な対応でリスクを大幅に軽減することができます。

棚卸のデジタル化によって得られるメリットは、「手間」「ストレス」「紛失リスク」などの現場の負担を減らすだけでなく、企業全体の効率化と安心感の向上にも貢献するのです。

棚卸をデジタル化することで、人手に頼っていた「手間」「ストレス」「紛失リスク」が軽減できることをお伝えしました。では、実際にどのような仕組みでデジタル化を実現できるのでしょうか。

その具体例が、今回ご紹介する「安心キャビネット®」です。企業の重要な備品の貸出・返却・棚卸業務をDX化するキャビネット型の物理セキュリティシステムです。

安心キャビネット®は、RFIDの技術を使って、どのようなモノが、誰によって、いつ使われたかを自動で記録します。

これまで手作業で行っていた「貸出管理」「返却チェック」「棚卸」が、すべてキャビネット内の備品を貸借するだけで完了します。

備品の貸し出しや返却を行う際、「管理者がいないと借りられない」という状況は、意外と多くの現場で起きています。担当者が不在の時間帯や別業務に対応しているタイミングでは、「少しの備品を借りたいだけなのに待たなければならない」「急ぎの作業が進まない」といった手間が生じてしまいます。

安心キャビネット®であれば、個人のICカードや社員証を利用して備品の貸出が可能です。
社員一人一人が自分のカードで認証し、キャビネットを開けて備品を利用できるため、
管理者がその場にいなくてもスムーズに貸し出しが行えます。

安心キャビネット®は、セキュリティと操作性のバランスにも優れています。
指静脈認証や暗証番号など、複数の認証方法を組み合わせることや、扉ごとに開錠権限を設定できるので、重要な機材や書類を扱う現場でも安心して使えます。

また、操作自体もシンプルで簡単です。利用者が認証して扉を開け、備品を取り出す/戻すことをするだけで、記録が自動的に残ります。「管理を意識しなくても、自然に管理できる」仕組みなのです。

棚卸をデジタル化することで、私たちは「手間」「ストレス」「紛失リスク」という3つの負担を軽減させることができます。

また、棚卸のデジタル化は、単なる効率化ではありません。
それは、企業の信頼を守り、社員が安心して働ける環境を整えるための取り組みでもあります。日々の管理業務に費やしていた時間を減らすことで、本来の業務に集中できる余裕が生まれます。

こうした積み重ねが、「効率」と「安心」を両立させる、これからの備品管理のスタイルにつながっていきます。

もし今、棚卸や備品管理の負担を感じている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。